Meeting atau rapat merupakan bagian tak terpisahkan dari sebuah organisasi dalam institusi atau instansi. Baik itu perusahaan, sekolah, atau bahkan hanya sekedar tim kecil. Sudah menjadi rahasia umum bahwa meeting bisa menjadi upaya untuk memberikan banyak solusi atas permasalahan yang ada.
Tapi seberapa penting kah meeting dalam sebuah perusahaan?
Jawaban atas pertanyaan ini tentunya bisa beragam. Tergantung dari situasi dan kondisi yang sedang dialami oleh perusahaan. Bisa jadi ada perusahaan yang menerapkan sistem hanya meeting sekali dalam seminggu, atau sekali dalam 2 minggu. Bahkan, ada juga yang harus meeting setiap hari, pagi dan sore. Ini semua bergantung pada kebutuhan perusahaan.
Sebagai contoh, perusahaan saya akan mengadakan sebuah acara webinar untuk menarik minat para calon customer membeli produk perusahaan saya. Maka staf yang terlibat sangat perlu melakukan meeting beberapa kali untuk mematangkan konsep. Berbeda dengan staf di bagian produksi, meeting terlalu sering dan terlalu lama hanya akan memperlambat pekerjaan mereka memproduksi barang pesanan pelanggan.
Dari kasus diatas bisa disimpulkan bahwa penting dan tidaknya meeting tergantung dari kebutuhan perusahaan. Namun, meskipun demikian, perusahaan yang sudah well-established dengan Good Corporate Governance a.k.a GCG biasanya melakukan meeting pagi yang rutin dilakukan sebelum semua staf melakukan pekerjaannya.
Lalu, kenapa harus ada meeting?
Meeting diperlukan untuk membahas hal-hal khusus yang melibatkan banyak orang dan banyak kepentingan. Tujuan utamanya dalah mempermudah alur informasi sehingga proses pengambilan keputusan dan kesepakatan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Beberapa hal yang biasanya dibahas dalam meeting di sebuah perusahaan adalah tapi tidak terbatas pada membahas kemajuan perusahaan, rencana perusahaan, mencari solusi atas masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan, dll.
Dalam kaitannya dengan setiap divisi dalam sebuah perusahaan, yang dibahas dalam meeting tentu sesuai dengan kapasitas dan kapabilitas divisi tersebut. Misalkan divisi keuangan hanya spesifik membahas laporan keuangan, planning dan forecasting keuangan, dan semua hal yang terkait hanya dengan keuangan. Lain divisi, lain lagi yang dibahasnya.
Sedikit berbeda dengan yang disampaikan di situs ini. Untuk mempermudah pengelompokkan, saya lebih suka menggolongkan meeting menjadi technical meeting dan strategic meeting. Technical meeting ini saya biasa membahas terkait problem-solving, decision making, up to date information, dan day-to-day meeting yang membahas aktivitas sehari-hari pekerjaan. Sedangkan untuk strategic meeting biasanya membahas urusan team building, product innovation, dan grand design.
Nah, dari hal-hal tersebut di atas sudah sangat jelas bahwa kita tidak boleh salah menentukan topik dan isi dari sebuah meeting. Karena masih banyak meeting yang dilakukan membahas hal-hal teknis dalam sebuah meeting strategis and vice versa. Lebih parah lagi, setiap meeting membahas hal yang sama dari meeting sebelumnya. Terlihat bahwa tidak ada progress yang bagus dari meeting sebelumnya.
Meeting memang penting, tapi follow up dari meeting sangat menentukan kesuksesan meeting tersebut
Novan wei 2020
Credit
